Por: Marta Soto ~ La Copy Turística
En este punto debo admitir que la planificación turística no es moco de pavo.
Pero tenemos la enorme suerte de tener la tecnología de nuestro lado a través de una serie de herramientas de planificación que nos ayudan no solo a poner en orden ideas, procedimientos y proyectos, sino también a llevar un control sobre ellos.
Para hacerte esta tarea incluso más sencilla, a continuación he recopilado una serie de herramientas que te van a venir de perlas a la hora de ponerte con la planificación turística de tu negocio.
He realizado la selección en base a mi propia experiencia trabajando con ellas y la posibilidad de obtener una versión gratuita que te permite probar si es la herramienta adecuada para ti.
Están organizadas según su funcionalidad principal y todas cuentan con una versión de app móvil.
Por cierto, quédate hasta el final, que ahí te he dejado un caso práctico de cómo puedes utilizar todas estas herramientas.
Gestión de proyectos
Estas herramientas son un básico para la planificación turística, ya que gracias a su versatilidad, son capaces de recoger y organizar la información sobre un proyecto con un gran nivel de detalle.
Solo es cuestión de que las vayas probando y elijas cuál se adapta mejor a tu manera de trabajar.
Trello
Te permite organizar la información de manera muy flexible.
Tienes tres unidades para planificar tu proyecto turístico:
El tablero (podemos asimilarlo al proyecto en su conjunto), que contiene listas y tarjetas.
Las listas pueden ser temáticas o representar un estado o un momento del tiempo.
Dentro de cada lista encontramos tarjetas, que pueden contener la información que quieras.
También puedes establecer fechas límite para completar una tarea, crear flujos de trabajo, añadir etiquetas, asignar una tarea a un miembro del equipo o adjuntar archivos e imágenes con tan solo arrastrarlas.
Además, si no sabes muy bien cómo empezar, Trello te ofrece plantillas predefinidas que puedes adaptar a tus necesidades concretas.
Asana
Es una de las plataformas de gestión de proyectos más usadas por su sencillez y, por qué no decirlo, su limpia (y bonita) interfaz.
Es bastante similar a Trello en cuanto a prestaciones, la organización de la información, la asignación de tareas, adjuntar archivos, crear notas…
Aunque tiene algunas particularidades muy interesantes como la creación de árboles de tareas (con sus subtareas correspondientes) o la visualización de los proyectos y tareas en listas o sobre el calendario.
Monday
Al igual que las herramientas de planificación turística anteriores, Monday basa también la organización de los proyectos en tableros que puedes modificar a tu antojo.
La gran ventaja que presenta es que cuenta con ciertos procesos de automatización que evitan los (tan a veces temidos) errores humanos y un sistema donde puedes ver la información de manera clara.
Notion
En Notion dan un paso más allá en lo que a la planificación de proyectos se refiere, para ofrecerte una herramienta que puede ser cualquiera de las que necesites.
Puedes usarla para tu planificación turística, pero también para crear un CRM, una wiki, como biblioteca de contenidos, para guardar información (enlaces, imágenes, archivos adjuntos…).
En fin, es una auténtica maravilla.
Emplea un sistema de bloques para organizar la información y, aunque permite un gran nivel de personalización y ofrece plantillas que puedes modificar, es cierto que su nivel de complejidad es un poquito más alto que las herramientas que te he mostrado arriba.
Por eso, bajo mi punto de vista, es una herramienta excepcional para usuarios que están un poquito más avanzados.
Comunicación entre equipos
Para que la planificación turística sea efectiva y realmente consigas los objetivos que te vas proponiendo, es importantísimo que las personas que trabajan contigo puedan comunicarse de manera fluida.
Muchas veces (y bien lo sabes tú) algunos de los errores que cometemos en el ámbito profesional vienen dados porque la comunicación entre varias personas de tu equipo no ha sido efectiva.
Por suerte, este problema te lo puedes quitar de un plumazo utilizando una de las herramientas que te muestro a continuación.
Todas ellas son tipo chats y facilitan el envío de mensajes por escrito, por voz o llamadas entre personas que están dentro de un mismo equipo, sin importar si se trata o no del mismo departamento.
Además, facilitan la creación de canales en los que incluir solo a ciertos miembros (por ejemplo, si quieres crear un canal de comunicación exclusivo para el departamento de recepción).
Y, por supuesto, todas tienen versión para móvil.
Vamos a verlas en detalle:
Slack
Es una herramienta de chat basada en canales a través de los cuales puedes enviar mensajes directos a grupos privados (canales) o miembros del equipo.
Esos mensajes pueden ir en forma de texto, archivo adjunto, voz, gif…
Slack organiza la información de manera muy visual, lo que facilita mucho su utilización.
También ofrece muchas opciones para que organices la comunicación de tu equipo como prefieras, así como la integración con otras herramientas (como los gestores de proyectos, por ejemplo).
Teams
Esta herramienta de chat viene con el sello de Microsoft.
Su interfaz es algo diferente a la de Slack, ya que se trata más bien de un escritorio virtual desde donde accedes a diferentes herramientas de trabajo.
Puedes personalizarlo y añadir las herramientas que necesites e incluirlas para trabajar tanto en solitario como en equipo: desde las aplicaciones de Office hasta otras como el calendario, una wiki, carpetas con archivos…
En la barra lateral se despliega una serie de opciones entre las que encontramos el chat, que también permite organizar el equipo y/o las conversaciones en grupos privados.
Teams también permite compartir pantalla y realizar videollamadas, tanto con miembros del equipo como con personas ajenas al mismo.
Discord
El punto fuerte de esta herramienta de planificación turística son las llamadas de voz y vídeo, ya que permite realizar videollamadas de hasta 15 personas en el plan gratuito.
La interfaz es similar al de las herramientas anteriores, aunque el grado de personalización es mejor y no permite integraciones con otras aplicaciones profesionales.
WhatsApp Business
¿Quién no ha estado alguna vez dentro de un grupo de WhatsApp del trabajo?
Lo que a priori parece una herramienta estupenda para que todo el equipo esté en comunicación y al tanto de las novedades, puede volverse en contra si se realiza un uso incorrecto o indiscriminado.
Como la tentación de mandar el gif de moda siempre va a estar ahí, mi recomendación es que muevas la comunicación interna de tu equipo a alguna de las herramientas que hemos visto arriba.
Y WhatsApp Business lo dejes para lo que realmente fue concebido: una herramienta de comunicación potentísima para comunicarte con tus clientes.
Para compartir documentos y archivos
Siguiendo en nuestro empeño de conseguir que la planificación turística de tu negocio llegue a buen puerto, vamos ahora con las herramientas que te van a facilitar mucho, mucho la vida: las aplicaciones para compartir archivos en la nube.
La nube hace referencia, grosso modo, a una red de servidores donde se almacena la información y a la que se puede acceder desde diferentes dispositivos.
Google Drive
Es una herramienta de Google que permite compartir todo tipo de archivos: documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, presentaciones, formularios…
La gran ventaja que ofrece es que Google almacena toda la información en la nube, de modo que puedes acceder a todos estos archivos desde cualquier dispositivo, siempre que tengas los permisos necesarios, claro.
La otra gran ventaja es que puedes compartir los documentos con quien quieras y restringir el uso que el destinatario puede hacer de los archivos.
Además, como Google cuenta con su propia suite de herramientas de ofimática, puedes crear y editar archivos que se quedarán guardados y siempre con la última versión.
Lo único que debes tener en cuenta es que para poder compartir documentos a través del Google Drive, tanto tú como el destinatario debéis contar con un correo de Gmail (no así en Google Suite, la herramienta para profesionales y de pago).
Dropbox
Al igual que el anterior, Dropbox permite almacenar y compartir archivos de manera fácil y rápida desde cualquier dispositivo con acceso.
La opción gratuita ofrece hasta 2 Gb (Google Drive te da 15 Gb de almacenamiento, ojo) y, puedes instalar la aplicación en el escritorio de tu ordenador para tener acceso a la última versión de los archivos desde ahí.
Wetransfer
Es una aplicación gratuita que te permite enviar archivos a un destinatario concreto (nube mediante) de hasta 2 Gb.
Para usarla no es necesario estar registrado ni tener una cuenta, por lo que te ahorras unos cuantos pasos a la hora de compartir tus documentos.
Gestión del tiempo
Aún a riesgo de resultar un poco pesada, me gustaría incidir de nuevo en el factor tiempo dentro de la planificación turística.
Ya sabes que el tiempo es uno de los recursos más valiosos y escasos que tienes dentro de tu negocio, por lo que debes saber seleccionar muy bien y priorizar aquellas tareas que realmente añaden valor y te acerquen a los objetivos que has planificado.
Calendario
Los conoces de sobra: Google Calendar, Calendar para iOs, Microsoft Outlook, Any.do….
Todas ellas son aplicaciones que te ayudan a organizar tu agenda de trabajo y planificar el día a día de una manera sencilla y sin olvidos.
Puedes añadir eventos, tareas, recordatorios… y bloquear espacios de tiempo para dedicarlos a ciertas tareas.
Cualquier de las opciones mencionadas son buenas.
Gestor de citas y reuniones
Lo cierto es que concertar reuniones y citas, ya sea con tus clientes o con los miembros de tu equipo, puede volverse el cuento de nunca acabar.
Muchas veces acabamos proponiendo huecos a través del email o WhatsApp a la espera de que la otra persona revise su calendario y pueda, con suerte, confirmar la cita.
Si no, te volverá a proponer otro momento para reuniros y serás tú quien tenga que revisar la agenda y confirmar (o no) la cita.
La inversión de tiempo en una tarea tan básica puede ser escandalosa.
Por eso, una de las herramientas básicas que debes integrar en la planificación turística de tu negocios es un gestor de citas y reuniones.
Te propongo unos cuantos:
Calendly
Esta aplicación te ofrece la posibilidad de poner a disposición de tus clientes, tus colaboradores o tu equipo el tiempo que decidas para que concierten contigo una cita.
Lo único que debes hacer es añadir tu disponibilidad y enviar el enlace a la otra persona para que solicite la reunión.
Lo mejor de Calendly (a mi juicio) es que tiene una serie de integraciones que te facilita mucho la vida.
Google Calendar, Slack, Zoom, Stripe o MailerLite son algunas de ellas.
Cuando un usuario te solicite una cita a través de Calendly, automáticamente te aparecerá en el calendario de Google Calendar junto al enlace de la sala Google Meet donde tendrá lugar la reunión.
Además de los datos de contacto de la otra persona, puedes añadir una serie de preguntas para tener información previa a la cita.
YouCanBook.me
Funciona de manera parecida a Calendly, ya que te permite abrir un calendario con tus huecos libres para reuniones.
Doodle
Esta herramienta simplifica mucho la elección de una fecha para una reunión entre varias personas. Funciona de manera muy sencilla.
La persona convocante somete a votación de los asistentes todas las fechas posibles para el encuentro, de manera que se decide de manera colectiva cuál es la mejor opción para la mayoría.
Nota: algunas herramientas de calendario, como Google Calendar, te permiten enviar a los destinatarios de la invitación varias opciones de fechas y horas para que cada cual elija la que mejor le venga, de modo que se elige el mejor momento para el evento de manera colectiva.
Toggl Track
¿Te has parado a medir cuánto tiempo inviertes en ciertas tareas de tu día a día?
Pues Toggl Track es una herramienta para controlar tu tiempo de trabajo al permitirte llevar un registro de las horas que dedicas a cada una de las actividades.
Esta información no es baladí.
Porque gracias a ella puedes llegar a tomar decisiones de crucial importancia dentro de tu planificación turística como puede ser la ampliación del equipo o el rediseño de los procesos de trabajo.
Reuniones online
Algo que nos ha dejado la pandemia (me atrevería decir que pasa siempre) es la popularización de las plataformas de videollamadas.
Y es que, aunque ahora podemos volver a encontrarnos físicamente, lo cierto es que poder mantener reuniones online suponen un ahorro de recursos importante, sobre todo si se realizan de manera recurrente.
Las dos más conocidas son, quizás, Zoom y Google Meet.
Ambas dos son muy buenas opciones para reunirte con personas que se encuentran en lugares lejanos o, como decía antes, quieres ahorrarte tiempo de desplazamiento (y gasolina).
Además de estas, hay ciertas aplicaciones como Teams, Slack o WhatsApp que permiten también hacer videollamadas dentro de sus prestaciones.
Para tomar notas
Las ideas vienen… cuando vienen.
Y a veces te pillan en lugares en los que no es posible tener a mano un cuaderno y un boli para apuntarlas.
Pero gracias a las aplicaciones para tomar notas, no solo tendrás a mano ese cuaderno virtual que necesitas, sino que podrás tener toda la información organizada para consultarla cuando quieras.
Hay un montón de aplicaciones de este tipo en el mercado y seguramente tu móvil traerá una propia de fábrica.
Pero, en cualquier caso, no quería perder la oportunidad de hablarte de estas dos:
Evernote
Te posibilita capturar ideas e inspiración en cualquier momento y formato: enlaces, textos, imágenes, capturas de pantalla, webs, artículos, audios, PDFs…
Una vez que tienes la información recopilada, puedes hacer listas, organizar la información a tu antojo y compartirla con quien quieras en solo un par de clics.
Nota: en su versión de pago incluye herramientas para la planificación de proyectos que no están nada mal.
Google Keep
Ya sabes que en la familia Google están en todo, por lo que no podía faltar esta herramienta para guardar notas.
Keep permite también guardar información en muchos formatos diferentes (listas, fotos y audios) y se sincroniza con tu cuenta de Google, de modo que tendrás esas ideas a mano siempre si utilizas otras de sus herramientas como Calendar o Gmail.
Comunicaciones masivas
Las herramientas de email marketing te permiten comunicarte de tú a tú con tus clientes potenciales, pero…
¿Y cuándo necesitas realizar una comunicación a tu equipo o grupo de colaboradores?
En esos casos, estas poderosísimas herramientas te permiten crear un grupo con los destinatarios de estos mensajes, ahorrándote así tiempo.
Una ventaja excelente que te ofrece utilizar este medio de comunicación con tu equipo es que puedes saber qué persona ha abierto el email y, por tanto, darle como enterado de la comunicación.
MailChimp
Es una herramienta superconocida y tiene un montón de funcionalidades que van mucho más allá del envío masivo de correos, tales como el diseño de landings y funnels o creación de formularios para recoger datos, por decir algunas.
¿La pega que le encuentro?
Me resulta complicado de utilizar justamente por la cantidad de funcionalidades que tiene.
Pero siempre puedes consultar los próximos cursos de Andalucía Lab y ponerte al día con esta herramienta.
MailerLite
Es tan sencilla de utilizar que con que le dediques un ratito vas a manejarte con soltura dentro de su espacio de trabajo.
Tiene unas prestaciones similares a las de MailChimp y la integración con un montón de aplicaciones.
Caso práctico: cómo usar una de estas herramientas para la planificación de tu proyecto turístico
Bien, ya te he contado la cantidad de herramientas que puedes utilizar para llevar a cabo la planificación turística de tu negocio (o destino, ojo).
Ahora, para que veas la aplicación práctica de todas ellas y convencerte de que las uses, voy a exponerte un caso práctico.
Imagínate que eres una agencia de viajes y quieres sacar un nuevo servicio de diseño de itinerarios de viaje.
Todo esto surge porque hace semanas que ves la posibilidad de monetizar esa información que solo tú puedes ofrecer sin necesidad de que el cliente contrate el viaje contigo.
Es una idea, como te digo, te rondaba la cabeza, pero hasta que no la pusiste por escrito en tu aplicación de notas, no lo terminaste de ver claro.
Lo primero que haces es investigar el mercado para confirmar si realmente existe un nicho interesado.
Vas recopilando en tu app de notas toda la información.
Webs de la competencia, artículos sobre el tema, comentarios de viajeros en foros…
Lo ves claro y decides sacar una beta del servicio para probar el nivel de aceptación e ir puliendo el servicio.
Toca planificar.
Lo primero: decidir el horizonte temporal.
¿Cuándo quieres lanzar el servicio?
Parece que febrero puede ser un buen momento.
Tienes 3 meses por delante para ponerte a ello, así que abres tu herramienta de planificación de proyectos y creas un nuevo proyecto: diseño de itinerarios.
Ahí listas, por departamentos, todas las tareas concretas que necesitas realizar para llevar a cabo el proyecto, como:
- Diseñar el proceso de servucción (es decir, cómo va a ser el proceso de prestación del servicio) y de compra.
- Diseñar la propuesta de valor con los beneficios del servicio para tu cliente y prepararte las respuestas a las posibles objeciones del cliente (ya sabes, las ventajas de usar el copywriting turístico).
- Calcular el precio del servicio.
- Planificar la venta del servicio: canales en los que lo vas a promocionar y cuándo.
- Etc.
Añades por cada tarea un horizonte temporal provisional hasta concretar con el equipo.
¡Ah! El equipo…
Seguro que tiene mucho que aportar al nuevo servicio.
Toca comunicarles lo que tienes entre manos.
Entras en la herramienta de email marketing y envías un correo al grupo equipo donde les comunicas que vais a poner el servicio de diseño de itinerarios en marcha.
En el email les dejas una encuesta para determinar qué día les viene mejor a todos para una reunión online.
También les dejas el enlace al espacio de trabajo del proyecto, para que puedan ir revisando lo que has planificado hasta ahora y aportar mejoras de cara a la reunión.
Además de avisarles de que tienen un email importante, te pasas por vuestra app de comunicación interna y les dices:
Equipo, tenéis un email importante en vuestras bandejas ????.
En la reunión cerráis plazos, acordáis procesos de trabajo e insertáis las mejoras propuestas aportadas por varios de los miembros.
Todo esto se traslada a la herramienta de planificación y se fijan fases para cada parte del proyecto, junto con sus plazos.
Para poder diseñar el itinerario de viaje del cliente, necesitas tener una reunión con él para conocer detalles sobre sus necesidades específicas, gustos, preferencias, presupuesto para el viaje…
Así que en la landing de ventas del nuevo servicio, dentro de la web, insertas un calendario con las citas disponibles para atender a este tipo de clientes.
Además, lo integras con una pasarela de pago online, de modo que el cliente abone el servicio al solicitar la cita.
Una vez que has hablado con el cliente y diseñado su itinerario de viaje personalizado, le envías por correo electrónico un enlace a una carpeta compartida donde puede encontrar toda la información que le has preparado.
***
¿Qué te parece?
¿A que ahora lo ves más claro?
No cabe duda alguna que todas estas herramientas aportan a tu planificación turística un extra de eficiencia al que, de otro modo, te costaría mucho llegar.
Todo ello con el plus de que todas ellas ofrecen planes gratuitos y, como te he explicado, son muy fáciles de usar.
Innovación en turismo significa sumar y diferenciarse. Puedes inscribirte en los Talleres de Andalucía Lab, solicitar tu Consultoría personalizada on line y Demostraciones tecnológicas para tu negocio.
