La importancia de la planificación turística: fuentes de información y pensamiento estratégico

Importancia de la planificación turística
Fuente: Material Audiovisual de Turismo y Deporte de Andalucía

Por: Marta Soto ~ La Copy Turística

En turismo nos cuesta la vida planificar.

No alcanzo a saber todavía si es una cuestión de cultura o es que la dinámica del día a día no nos deja espacio para poder proyectar hacia dónde queremos que vaya nuestro negocio turístico.

Yo me decanto por la segunda opción, la verdad.

Y es que desde que comencé a trabajar en el sector allá por 2007 he vivido en primera persona una y otra vez las mismas situaciones.

En alojamientos, en empresas de traslados, en la organización de eventos… No importa el sector.

Veía siempre que las empresas, por lo general, funcionaban como a trompicones, despachando lo que fuese apareciendo en el día a día sin tener lugar ni siquiera a mirar al corto plazo.

Apagafuegos profesionales nos llaman, por algo será.

El caso es que gracias a esa trayectoria y como actual pequeña empresaria soy muy consciente de la importancia de planificar en turismo, ya sea una empresa o destino.

Antes de que me digas nada te lo confirmo: sí, es necesario planificar a pesar de la incertidumbre que nos sobrevuela constantemente

Reconozco que puede parecer contradictorio, pero míralo de este modo: si no tienes un plan que te ayude a reducir esos niveles de incertidumbre y defina cuáles son los objetivos de tu empresa estarás constantemente dando palos de ciego.

Esto se traduce en que probablemente estés invirtiendo recursos (o sea, dinero y tiempo) sin control. Y si me apuras, a veces hasta sin sentido.

¿De verdad quieres gestionar así tu empresa?

Como asumo que no, te voy a contar en detalle cómo puedes planificar el futuro de tu empresa turística partiendo de una buena base estratégica.

Cómo planificar en turismo sobre una base sólida

Para realizar la planificación de tu empresa turística o destino es necesario conocer y manejarse con soltura con la documentación oficial que las instituciones y agentes turísticos ponen a nuestra disposición.

Son fuentes de información oficiales, por lo que te ofrecen una base objetiva y bien sustentada sobre la que planificar el devenir de tu empresa.

Recuerda que en España las competencias en materias de turismo están transferidas a las Comunidades Autónomas, por lo que podemos encontrar documentos marco a diferentes niveles:

Planificación estratégica de la empresa
Fuente: Freepik

¿Pero por qué tengo que invertir tiempo en revisar esa documentación?

Porque la información es poder.

Y si optas por planificar tu negocio por intuición lo estás dejando todo en manos de los vaivenes de la vida y los mercados sin ningún tipo de control.

También porque planificar con datos en la mano es una garantía de seguridad

Vale que a veces sobrevienen situaciones inesperadas (de eso hemos aprendido mucho en los últimos tiempos) pero en condiciones normales las desviaciones que se producen cuando planificas con una buena base son mínimas.

Dicho esto, seguimos adelante.

Como te contaba, los documentos marco del turismo son fuentes de información muy potentes para planificar estratégicamente tu proyecto. 

Si miramos con detalle puedes encontrar información como:

  • Estadísticas e históricos sobre los principales mercados y segmentos turísticos de tu destino, la oferta o la coyuntura turística. Eso que se conoce como el big data.

    En Andalucía, el Sistema de Análisis y Estadística del Turismo de Andalucía (SAETA) es el encargado de recopilar, analizar e interpretar toda esta información.

    ¿Para qué te sirve esta información? Pues para extraer conclusiones antes de invertir en atraer nuevos mercados o diversificar tu oferta.

    Como ves, no son cuestiones nada baladí.
  • Las subvenciones y ayudas que puedes solicitar para ayudarte a impulsar tu negocio.
  • Campañas de promoción de los destinos que te pueden servir de marco para diseñar tus propias acciones de promoción.
  • Eventos a los que tu empresa puede asistir para aumentar tu visibilidad, tu red de contactos y conseguir nuevos clientes.
  • Programas de capacitación y formación para estar al día de la innovación turística.

Y así un largo etcétera.

La falta de tiempo, el problema de siempre

Seguro que a estas alturas lo habrás pensado: con todo lo que tengo que hacer en el día a día, ¿cómo voy a sacar tiempo para revisar toda esta documentación?

Es comprensible.

Vivimos en la era de la falta de tiempo y agregar una tarea tan aparentemente compleja dentro de la maquinaria de una empresa en funcionamiento no es tarea fácil.

Lo que sí es algo más sencillo ponerle solución; te propongo 2:

  1. Tener en tu equipo a al menos una persona encargada de esta función que te sirva de enlace. Quizás dentro del departamento de administración cuentes con alguien que pueda estar al día de las novedades de las administraciones turísticas.
  2. Trabajar con los técnicos que las instituciones ponen a tu disposición para ello. En Andalucía, proyectos como Andalucía Emprende o Andalucía Lab son los referentes.

Conoce aquí cómo aprovechar al máximo los servicios turísticos de Andalucía Lab

Cómo planificar tu empresa turística
Fuente: Unsplash

Lo más importante: no te quedes en los datos, ve más allá

Porque la planificación estratégica necesita que antes de ponerte a proyectar trabajes e integres el pensamiento estratégico, que se concreta en estas bases:

#1 La capacidad de buscar y crear alternativas

De tener un as en la manga o un plan B, como lo quieras llamar.

En cualquier caso, se trata de adelantarte a posibles situaciones, adversas o no, en la que una toma de decisiones rápida te puede reportar mayores beneficios o menores costes.

Desarrollar esta capacidad no es algo que se consiga de la noche a la mañana, sino que requiere de tiempo y, sobre todo, estar muy atentos a tu propia experiencia.

#2 Saber identificar patrones

De este modo podremos adelantarnos a las situaciones que comentábamos en el punto anterior. Presta mucha atención a esta cuestión, ya que no puedes permitirte tropezar infinitas veces en la misma piedra.

Aprende de tus errores y planifica para evitarlos en el futuro.

#3 Ser realistas

A la hora de planificar estratégicamente nuestro negocio turístico lo más seguro es que tendamos a querer llevar a cabo un montón de acciones en un espacio de tiempo relativamente corto.

Pues bien, para evitar una planificación fallida debemos ser conscientes del tiempo real del que disponemos, así como de los recursos que podemos invertir sin poner en peligro la viabilidad del proyecto.

Es una cuestión de números. 

Calculadora en mano haz una previsión del tiempo y de los recursos que tienes a disposición y traza un plan estratégico que quepa dentro.

#4 Marcar hitos

Antes de llegar a la consecución del gran objetivo hacia el que nos dirigimos con nuestra planificación podemos establecer hitos que nos vayan marcando el sendero por el que debemos discurrir con nuestro negocio.

Concretar tareas e hitos nos aporta además seguridad y control, a la vez que nos confirma que estamos avanzando hacia el objetivo por el camino adecuado.

#5 Anticípate todo lo posible

Para poder llevar a cabo una planificación estratégica efectiva que mejore los números de nuestro proyecto debemos ser capaces de anticiparnos todo lo posible a los acontecimientos.

¿Cómo? Pues ya lo sabes: echando mano de las fuentes de información oficiales de las que dispones y aprendiendo de la propia trayectoria.

Hasta aquí hemos visto 2 aspectos claves de la planificación turística: las fuentes de información y el pensamiento estratégico.

Ahora llega la segunda parte del proceso: la operativa turística. La fase en la que toca aterrizar toda esta planificación y organizarla en tareas dentro del calendario.

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