Por Cristina Rodríguez Cejas – Comunicación Corporativa & Copywriting
En ocasiones anteriores ya hablamos ampliamente sobre la importancia de los eventos como estrategia de negocio.
Y no solo lo hicimos queriendo dar protagonismo a los que están dirigidos a clientes finales o futuros, sino también a los que se centran en construir relaciones laborales duraderas entre empleados y empresa (incentivos de empresa).
Hoy damos un paso más, analizando y compartiendo las últimas tendencias en dinamización de eventos y la necesidad de manejarse en el mundo presencial y online a la hora de promocionar cualquier producto o servicio.
El auge de los eventos online
En los últimos años ha habido dos elementos claves que han favorecido en gran medida el auge de los eventos online:
- La evolución de la tecnología y su mayor accesibilidad.
A nivel particular es raro la persona que no dispone de un equipo tecnológico y una conexión de buenas calidades.
- Y la comodidad que ofrecen al no tener que haber desplazamientos.
Desde casa o desde el lugar de trabajo, se puede acceder a contenido de alta calidad, interactuar con expertos, y conectarse con personas de todo el mundo.
Los eventos híbridos, un paso más
Los eventos híbridos son aquellos a los que se puede asistir de manera presencial u online, combinando de manera natural ambos entornos.
Las principales características de este tipo de eventos son:
- Su flexibilidad a la hora de poder elegir la forma de asistencia hace que tengan un mayor alcance, permitiendo interacciones a nivel intercontinental.
- Consiguen un mayor nivel de interacción en tiempo real gracias a las distintas plataformas de redes sociales, su compatibilidad y el que puedan funcionar al unísono.
- Permiten una mayor diversidad de contenido al poder combinar presentaciones en formado digital, con charlas en vivo, actuaciones, contenido pregrabado y otros materiales digitales.
- El uso habitual de herramientas tecnológicas avanzadas para la retransmisión en vivo, la interacción en línea y la organización del contenido permiten una infinidad de combinaciones posibles.
- Permiten una medición y análisis de lo sucedido de manera más sencilla y rápida. Casi todas las plataformas permiten a la vez que transmitir registrar una gran cantidad de datos sobre el comportamiento y la participación de los asistentes. Y qué mejor que tener datos para poder hacerlo cada vez mejor.
- Permiten la personalización de la experiencia para cada tipo de asistente. Adaptando el contenido y las interacciones a las preferencias y necesidades de cada plataforma, y por tanto, de cada grupo (Ej.: grupo de conectados a través de Youtube, a través de Facebook o de Instagram).
- Tendrás grabado todo el contenido, de manera que podrás utilizar distintas partes del mismo para sacar más adelante píldoras formativas, material promocional, publicaciones en redes sociales, etc.
Cómo dinamizar un evento
Aunque a priori la creatividad puede ser ilimitada, estos son los elementos que no deben faltar en tu evento si quieres que los asistentes se queden con ganas de más:
✅ Contenido
Variado, adecuado a tu audiencia y con sorpresas. Nunca compartas todo el contenido, deja siempre alguna parte como secreta e involucra a tu audiencia desde el minuto uno (apuestas, juegos, quién será, premio por acertar, etc.).
No tengas miedo a mezclar temáticas o a asociarte con otros personajes o personas con las que compartas filosofía de vida o negocio.
✅ Fotógrafo y photocall
Si es presencial siempre será must have. ¿A quién no le gusta ser protagonista?
Además, proporcionará al equipo de redes material inmediato para poder publicar.
Cambia el photocall por un marco o detalle que la gente pueda añadir a su selfie o foto y que sea fácilmente asociable a ti y al evento. Es la opción más económica y te dará muy buenos resultados (cuida el diseño).
✅ Personal de apoyo
Imprescindible. Lo necesitarás de manera presencial y de manera virtual.
- A nivel presencial: para el control de entrada, la entrega de materiales si los hubiese, la atención durante el evento y posibles mini entrevistas a los asistentes para comentar cómo les está yendo, qué es lo que más les está gustando, etc.
- De manera virtual: para la atención de los clientes en remoto, el control de comentarios y preguntas en redes sociales, el seguimiento del evento en online, y la publicación en redes sociales (elije solo las redes en las que de verdad vayas a dar atención, mejor menos y mejor atendidas, que más y dejar todas por atender).
✅ Competiciones y juegos
Que giren en torno a las ponencias y la temática del evento. Hay aplicaciones que además permiten la participación masiva (sea cual sea el tipo de asistencia al mismo) y piensa en posibles premios (acceso gratuito a una actividad tuya, o regalo de productos, un descuento importante en ellos, material serigrafiado con el lema del evento, etc).
✅ Estrategia de comunicación y trabajo previo
Es imposible hacerlo todo en el momento. Es necesario contar con una estrategia clara de comunicación y tener identificado a los responsables o responsable.
Si ya tienes clara la agenda de tu evento, los participantes o las secciones, deja parte del material preparado. Hazlo por cada red social y por cada sección. Esto te evitará muchos quebraderos de cabeza.
Deja preparado un documento matriz con los hashtags a utilizar en el evento, las plantillas base por cada red social (ojo a los tamaños) y al menos 10 preguntas frecuentes contestadas o con su proceso de resolución explicado, de manera que haya las menos dudas y errores posibles durante la celebración del evento.
Asegúrate que todos los implicados conocen y comprenden esta información.
Y hasta aquí te contamos hoy.
Si en tu agenda tienes marcado el hito de hacer un evento en lo que queda de año o no quieres dejar pasar más tiempo sin hacer el primero, pásate o contáctanos. En Andalucía Lab contamos con las instalaciones, los equipos tecnológicos y los profesionales que trabajarán codo con codo contigo para que tu evento sea todo un éxito de asistencia.
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